Oiltimo s'engage à protéger vos données personnelles conformément au RGPD et à la législation belge en vigueur
Dernière mise à jour : 5 janvier 2025
La présente Politique de Confidentialité décrit la manière dont Oiltimo (ci-après « nous », « notre » ou « Oiltimo ») collecte, utilise, stocke et protège vos données à caractère personnel lorsque vous utilisez nos services d'automatisation et visitez notre site web.
Oiltimo est une société belge spécialisée dans l'automatisation intelligente pour les PME et artisans belges. Nous nous engageons à respecter votre vie privée et à traiter vos données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.
💡 Important : En utilisant nos services, vous acceptez la collecte et l'utilisation de vos informations conformément à cette politique. Si vous n'acceptez pas ces conditions, veuillez ne pas utiliser nos services.
Identité du responsable :
Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse email : [email protected]
Dans le cadre de nos services d'automatisation, nous collectons différentes catégories de données personnelles selon les interactions que vous avez avec Oiltimo.
Les données de paiement (numéros de carte bancaire, coordonnées bancaires) sont collectées et traitées exclusivement par notre prestataire de paiement sécurisé Stripe. Oiltimo ne stocke jamais vos données de paiement complètes sur ses serveurs.
Dans le cadre de la mise en place de vos workflows d'automatisation, nous pouvons être amenés à traiter des données relatives à :
Important : Ces données sont traitées uniquement dans le cadre de l'exécution de nos services et selon vos instructions. Vous restez le responsable du traitement de ces données, Oiltimo agissant en tant que sous-traitant au sens du RGPD.
Nous collectons et traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes :
| Finalité | Base juridique | Durée de conservation |
|---|---|---|
| Gestion de votre compte client | Exécution du contrat | Durée de la relation + 10 ans (prescription) |
| Fourniture des services d'automatisation | Exécution du contrat | Durée du contrat + 10 ans |
| Audit gratuit et conseil | Consentement / Intérêt légitime | 3 ans à partir du dernier contact |
| Facturation et comptabilité | Obligation légale | 10 ans (obligation fiscale belge) |
| Support client et assistance technique | Exécution du contrat | Durée du contrat + 3 ans |
| Marketing et communication commerciale | Consentement / Intérêt légitime | 3 ans après le dernier contact ou retrait du consentement |
| Amélioration de nos services | Intérêt légitime | Données anonymisées conservées indéfiniment |
| Statistiques et analyses | Intérêt légitime | Données anonymisées conservées indéfiniment |
| Sécurité et prévention de la fraude | Intérêt légitime / Obligation légale | 5 ans après détection |
Avec votre consentement explicite, nous utilisons vos données pour :
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en cliquant sur le lien de désinscription présent dans chaque email ou en nous contactant directement.
Dans le cadre de nos activités, vos données personnelles peuvent être partagées avec les catégories de destinataires suivants :
Seuls les membres de notre équipe ayant besoin d'accéder à vos données pour exercer leurs fonctions y ont accès (principe du besoin d'en connaître).
Tous nos sous-traitants sont soumis à des obligations contractuelles strictes en matière de protection des données et ne peuvent utiliser vos données qu'aux fins spécifiées par Oiltimo.
Nous pouvons être amenés à communiquer vos données aux autorités compétentes si la loi l'exige ou pour protéger nos droits légaux.
Oiltimo ne vend, ne loue et ne partage jamais vos données personnelles à des tiers à des fins commerciales.
Vos données sont principalement stockées et traitées au sein de l'Union européenne.
Dans certains cas limités, vos données peuvent être transférées vers des pays situés en dehors de l'Espace économique européen (EEE). Ces transferts sont effectués uniquement :
Vous pouvez obtenir une copie des garanties mises en place en nous contactant à [email protected].
La sécurité de vos données personnelles est une priorité absolue pour Oiltimo. Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre :
Malgré ces mesures, aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique n'est totalement sûre. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les meilleurs délais conformément au RGPD et notifierons l'Autorité de Protection des Données (APD) dans les 72 heures.
Conformément au RGPD et à la législation belge, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :
Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que nous traitons ou non vos données personnelles et, le cas échéant, d'accéder à ces données ainsi qu'aux informations concernant leur traitement (finalités, catégories de données, destinataires, durée de conservation, etc.).
Vous avez le droit d'obtenir la rectification de vos données personnelles inexactes ou incomplètes sans délai injustifié.
Vous avez le droit d'obtenir l'effacement de vos données personnelles dans les cas suivants :
Note : Ce droit ne s'applique pas lorsque le traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale (ex: conservation des factures pendant 10 ans).
Vous avez le droit d'obtenir la limitation du traitement de vos données dans certains cas (contestation de l'exactitude, traitement illicite, etc.).
Vous avez le droit de recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement.
Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur l'intérêt légitime. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale.
Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment. Ce retrait n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant le retrait.
Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de Protection des Données (APD) en Belgique si vous estimez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation du RGPD.
Autorité de Protection des Données (APD)
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles
Belgique
Email : [email protected]
Tél : +32 (0)2 274 48 00
Site web : www.autoriteprotectiondonnees.be
Pour exercer l'un de vos droits, vous pouvez nous contacter :
Nous vous répondrons dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois si nécessaire, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Nous vous informerons de cette prolongation et des motifs du report.
Pour des raisons de sécurité, nous pourrons vous demander une copie d'une pièce d'identité pour vérifier votre identité avant de donner suite à votre demande.
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Nos services sont destinés aux entreprises et professionnels. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles concernant des personnes de moins de 18 ans.
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Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique de Confidentialité à tout moment pour refléter les changements dans nos pratiques de traitement des données, les évolutions législatives ou réglementaires, ou les améliorations de nos services.
Toute modification substantielle de cette politique sera communiquée via :
Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour rester informé de la manière dont nous protégeons vos informations personnelles.
Lorsque nous mettons en place des automatisations qui traitent les données de vos propres clients, Oiltimo agit en tant que sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, et vous êtes le responsable du traitement.
Dans ce cadre :
Un Contrat de Sous-Traitance conforme à l'article 28 du RGPD est conclu avec chaque client pour encadrer ces relations.
Notre équipe est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions concernant la protection de vos données personnelles.
Email : [email protected]
Téléphone : +32 474 01 36 39
Délai de réponse : Maximum 30 jours
Oiltimo s'engage à respecter l'ensemble des principes et obligations du RGPD :
Conformément à l'article 30 du RGPD, Oiltimo tient un registre des activités de traitement documentant toutes les opérations de traitement de données personnelles.
Lorsqu'un traitement est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, nous réalisons une Analyse d'Impact relative à la Protection des Données (AIPD) avant de procéder au traitement.